Allgemein:
Kontakt  vor allem zur Lokalredaktion suchen. Besuchstermin geben lassen, vorbereitete Infos zum Club im Speziellen und zu Rotary im Allgemeinen übergeben. Adressen, Telefonnummern, Mail-Adressen austauschen. Feste Ansprechpartner auf beiden Seiten vereinbaren.

Texte für Nachrichten:
Jede Nachricht muss die berühmten 6 W's enthalten:  WER hat WAS getan? (WEM ist WAS widerfahren?) WANN? WO? WIE? WARUM? Zur besseren Einordnung der Nachricht sollte auch der Informant nicht fehlen: WELCHE QUELLE? WOHER? Könnte in unserem Fall heißen: „...wie der Rotary Club mitteilte/ankündigte.“

Der erste Satz: Eine Nachricht oder ihre längere Schwester, den Bericht, in der Regel im Perfekt oder im Präsens beginnen. Also: Das Spendenaufkommen beim PolioPlus- Aktionstag hat die kühnsten Erwartungen übertroffen. Das ist gegenwärtiger, packender als: übertraf... Überhaupt ist der erste Satz der wichtigste: seine Griffigkeit, Klarheit, Kürze und Lesernähe entscheiden, ob der Leser weiter liest.

Und noch mehr Sätze...  Bitte bedenken, unser Kurzzeit-Gedächtnis schafft drei Sekunden, das sind etwa sechs Wörter. Also kurze Sätze bilden, und die Regel beachten: Hauptsachen gehören in Hauptsätze, Nebensachen in Nebensätze. Nebensätze werden besser angehängt als eingeschoben.
Mit einem Waschzettel wird das Leben leichter: für den Verfasser und für den Empfänger. Warum: Der Club schreibt das Wichtigste auf und serviert es dem Lokalredakteur.

Ein gutes Rezept, um Missverständnisse auszuschließen, um sicher zu gehen, dass die Fakten richtig rüberkommen. 
Wenn schon die Namen nicht stimmen – dann wird der Leser auch an der Zuverlässigkeit des gesamten Textes zweifeln. Sorgfalt gilt auch bei der Nennung von Zahlen.

Fotos:
Fotograf geht nahe heran... Immer mehrere Aufnahmen machen.
Fotograf  „komponiert“ ein „Bild“, das er dann im Foto festhält: So kann er zum Beispiel beim Fotografieren eines rotarischen Standes in der Fußgängerzone Menschen zusammenstellen, gruppieren und  so die Motive dichter, lebendiger machen.

Auflösung von 300 dpi reicht, Datenmenge ca. 1 MB ist optimal.
Fotoauswahl im jpg-Format an Redaktion senden, 
Fotos unbearbeitet senden: sollte unbedingt Redaktion überlassen bleiben.
Die Bildunterschrift – jedes Bild braucht eine! – beantwortet folgende Fragen:
WER, WO, WAS ist zu sehen? Davon ausgehen, dass der Leser den dazugehörigen Artikel womöglich nicht liest, also die Veranstaltung etc. nicht voraussetzen. Abgebildete Personen von links nach rechts erwähnen.