Bedeutung von Matching Grants

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Schnell-Kurs Matching Grant

Wenn Sie mit Ihrem Rotary Club ein internationales soziales Projekt mit Rotariern eines anderen Landes durchführen wollen , so können Sie auf verschiedenen Wegen finanzielle Unterstützung von Rotary International ( RI ) über die Rotary Stiftung ( The Rotary Foundation , kurz : TRF ) erhalten . Der „klassische“ Weg dazu , der Matching Grant ( Ergänzende Zuwendung , kurz : MG ) , wird im Folgenden in seinen Grundzügen skizziert ; der Weg ist gar nicht so steinig wie gemeinhin befürchtet !

I . Zweck und Art der Förderung

Der MG unterstützt Rotary Clubs ( und Distrikte ) bei der Finanzierung sozialer Projekte im Ausland . Gefördert werden Projekte , die der Wasserversorgung , der Gesundheitsfürsorge sowie der Erziehung und Ausbildung der Menschen in notleidenden Gebieten dienen , aber auch der Förderung beruflicher Selbstständigkeit .
Die Förderung ist im wesentlichen beschränkt auf Sachmittel , z.B. für Lehrmaterial an Schulen und Berufsschulen und für medizinisches Gerät in Krankenhäusern , für den Bau von Trinkwasserbrunnen und sanitären Anlagen in Dörfern , für die Versorgung von Behinderten mit Prothesen und Rollstühlen oder für Nähmaschinen , die Schneiderinnen zur Selbstständigkeit verhelfen. Gefördert werden auch Impfungen gemäß WHO-Richtlinien oder andere zeitlich begrenzte Kosten für Arbeiten bei der Umsetzung des Projekts.
Ausgeschlossen sind der Bau von Häusern (selbst „low cost shelter“ werden nicht mehr gefördert!) , Schulgebäuden und Krankenhäusern ( einschließlich stationärer Anlagen wie Heizung oder Aufzug ) sowie Gehälter für Personal oder andere fortlaufende Kosten , z.B. für die Stromversorgung eines (durch MG geförderten ) medizinischen Gerätes.

II. Finanzierung

Spenden der beim Projekt mitwirkenden Rotary Clubs ( oder privater Sponsoren ) werden bis zu 50% durch Zuwendungen von TRF ergänzt . Ab 1. Juli 2005 gelten dabei US$ 5.000 als untere , US$ 150.000 als obere Grenze für die Zuwendungen durch TRF . Die Clubs , die einen MG beantragen wollen , müssen also mindestens US$ 10.000 aufbringen , um von TRF einen Zuschuß von US$ 5.000 zu erhalten .Sie können damit ein Projekt mit Gesamtkosten von US$ 15.000 finanzieren! Soll die obere Grenze voll ausgeschöpft werden, so ist eine Eigenleistung der Clubs von mindestens US$ 300.000 erforderlich .
Die Eigenleistungen der Clubs sind stets als Geld-Spenden ( „Cash“ ) zu verstehen, nicht z.B. als „Arbeitsleistungen“ bei der Vorbereitung oder Durchführung des Projekts. Die „Cash“ Summe sollte auch bei Einfließen weiterer Fördermittel als ein Betrag ausgewiesen werden. Bei Beteiligung von RFPD muss vor Antragsstellung mit Frau Dr. Wilma Heim, RC Gladbeck-Kirchhellen, Tel. 02041 750051 Kontakt aufgenommen werden.Vom Partner im Projektland wird ab 1. Juli 2006 eine Mindestbeteiligung von US$ 100 verlangt .
Die Spenden der deutschen Clubs für ein bestimmtes Projekt sind – nach (!) Genehmigung durch TRF – an den Rotary Deutschland Gemeindienst ( RDG ) zu überweisen auf das Konto bei der Deutschen Bank Düsseldorf , BLZ 300 700 10 , Konto-Nummer 3941200 .

Sonderfälle :

MG-Zuwendungen von TRF über mehr als US$ 25.000 werden auf „Wettbewerbsbasis“
2-mal pro Jahr vergeben . Sie unterliegen besonders hohen Anforderungen hinsichtlich Planung, Durchführung , Abrechnung und Nachhaltigkeit des Projekts .

Wird das Projekt auch durch Mittel des Distrikts (District Designated Funds , kurz :DDF)
gefördert , so werden diese DDF-Mittel zu 100% von TRF ergänzt . Die untere Grenze der TRF- Zuwendungen erfordert jetzt , dass die Summe aus den DDF-Mitteln und der Hälfte der Clubspende mindestens 5.000 US$ ergibt . Werden nur DDF-Mittel eingesetzt , so sind mindestens 5.000 US$ nötig , die von TRF um 5.000 US$ ergänzt werden , sodaß insgesamt 10.000 US$ für das Projekt verfügbar sind . Die Gesamtfinanzierung ergibt sich stets als Summe aus dem 1.5 – fachen der Clubspenden und dem 2 – fachen der DDF- Mittel .

Beispiel : Mit 8.000 US$ Clubspenden und 1.000 US$ aus DDF erreicht man genau die un-
tere Grenze , da der TRF-Zuschuß für die Clubspende dann 4.000 , für DDF 1.000 US$
beträgt . Insgesamt verfügbar für das Projekt sind also US$
(8.000 + 4.000) plus (1.000 + 1.000) = 14.000 .

Um die oben genannte untere Grenze zu erreichen , können sich mehrere Clubs zusammenschließen , um gemeinsam ein erweitertes Projekt durchzuführen , z.B. um mehrere Trinkwasserbrunnen in benachbarten Gemeinden zu erstellen .

MG-Projekte , die sich die nachhaltige Verbesserung der Gesundheit von Mutter und Kind in Entwicklungsländern zum Ziel setzen , können – bis zu einer Obergrenze von 20.000 Euro – durch ein Rotarian Fellowship for Population and Development ( RFPD ) unterstützt werden . Für die Planung eines solchen kombinierten Projekts wird geraten , frühzeitig mit der Sonderbeauftragten RFPD , Wilma Heim , RC Gladbeck-Kirchhellen , Kontakt aufzunehmen .

III. Kriterien

Das Projekt muß einem bedürftigen Gemeinwesen humanitäre Hilfe leisten , im Einklang mit den Gesetzen und der Kultur des Landes .

Gefordert wird aktive persönliche Mitarbeit der Rotarier aus dem Projektland und dem Sponsorland . Dazu gehört stetige Kommunikation unter den Partnern , die gemeinsam für das Projekt verantwortlich sind .

Ebenso zählen dazu regelmässige Besuche des Projekt –Standorts zur Erfolgskontrolle ; der deutsche Partner kann außer durch Besuche auch durch Korrespondenz dazu beitragen .

Ein Projekt darf nicht die Fortsetzung oder Erweiterung noch nicht abgeschlossener Projekte beinhalten.

Ein Club im Projektland kann nicht in mehr als 5 Projekten gleichzeitig gefördert werden.

Die Mittelverwendung muß für Grants über 25.000 US$ durch einen vereidigten Wirtschaftsprüfer überprüft werden . Der mildtätige Zweck der Spenden wird für das Finanzamt bestätigt durch RDG in Düsseldorf , wenn dessen Konto benutzt wurde, oder durch die deutsche Handelskammer im Projektland , wenn auf das dortige Projekt-Konto eingezahlt wurde .

IV. Antragstellung

Fristen :
Einreichen von Anträgen 15 . Juli – 31 . März
Antragsgenehmigungen ab 15. August
Spendenüberweisung an RDG erst nach Antragsgenehmigung
Zwischenberichte alle 12 Monate bis zum Projektabschluss
Abschlussbericht spätestens 2 Monate nach Projektabschluss

Antragsformulare kann man aus dem Internet herunterladen über
http://www.rotary.org/newsroom/downloadcenter/foundation/humanitarian.html.
Das vollständig ausgefüllte Formular - mit allen geforderten Unterschriften und Anlagen - wird per Fax (oder Brief) an die im Formular angegebene Adresse geschickt.
Mehrere Exemplare des Antrags auf verschiedenen Wegen an TRF zu senden , führt nur zu Verwirrung und entsprechenden Verzögerungen . Nach Eingang des Antrags bei TRF er- halten die beiden federführenden Clubs eine Mitteilung , die dem Antrag eine Aktennummer zuordnet . Sie ist bei allen Rückfragen , Berichten und den Spendenüberweisungen an RDG in Düsseldorf anzugeben . Sollten Sie 3 Wochen nach Absenden noch keine Eingangsbestätigung erhalten haben , empfiehlt es sich per Email nachzufragen . Dabei ist unter Betreff z.B. anzugeben „New Request MG Mexico“ . Achtung : Oben genannte Mitteilung bedeutet noch nicht die Genehmigung des Projekts durch TRF ! Erst nach Genehmigung
dürfen Geräte bestellt und Ausgaben getätigt werden !!

Das MG-Antragsformular umfaßt einen Katalog von nur 12 Fragen zum Projekt . Diese Fragen ( Überschriften wie im Formular ) werden im Folgenden kommentiert .

Project Description
Nach einer kurzen Projektbeschreibung sind Engagement der Gemeinde ( Dorf , Stadt oder Bezirk ) und Nutzen für die Gemeinde zu bewerten sowie die Zusammenarbeit der betei -
ligten Clubs darzulegen .
Host Partner ( in the project country )
und
International Partner ( outside the project country )
Hier sind außer den federführenden Rotary Clubs („Primary Partners“) mit „Club ID
Number“ ( siehe RI Club-Verzeichnis ) die Daten von je 3 Club- Mitgliedern anzugeben ,
die gemeinsam für die ordnungsgemäße Abwicklung des Projekts verantwortlich sind .
Der „Primary Contact“ muß Mitglied des jeweiligen „Primary Club/District“ sein .
Achtung : Internationaler Partner ist der deutsche Club !
Project Budget
Die einzelnen Budget-Posten sind detailliert aufzulisten und zu belegen ( z.B. durch das Angebot der Firma , die ein bestimmtes Gerät liefern soll ). Bezeichnungen wie „medizinische Geräte“ oder „Solar-Energie-Anlage“ sind zu allgemein gehalten ; Beträge bitte in US$ angeben .
Achtung : Quittungen aufbewahren , mindestens 3 Jahre nach Projekt Abschluß !
Project Financing
Alle Beiträge zur Finanzierung durch die beteiligten Clubs / Distrikte sind aufzulisten ; Angaben bitte in US$ . Für die Umrechnung nicht frei-konvertierbarer Währungen gelten
die halbjährlich festgelegten „Rotary International Exchange Rates „ . Wenn DDF-Mittel in das Projekt eingehen , ist die Unterschrift des Distrikt-Beauftragten für TRF („District
Rotary Foundation Committee Chair“ , kurz : DRFCC ) erforderlich . Für den Distrikt 1870 ist dies zur Zeit Martin Korda , RC Münster-St.Mauritz .
Project Planning
Hier ist anzugeben ,
1. wer für Einsatz und Unterhaltung der beantragten Geräte /Materialien verantwortlich ist und in wessen Eigentum diese übergehen (ein Rotary Club kann nicht Eigentümer wer-
den ! ) ;
2. ob eine Unterweisung in die Nutzung und Unterhaltung der Geräte/Materialien geplant
ist und wer diese durchführt ;
3. ob „software“ für den Einsatz der Geräte nötig ist ( Lizenz-Rechte ! ) ;
4. ob gegebenenfalls Fragen der Zollabfertigung geklärt sind ;
5. ob anderweitig (außerhalb des Matching Grant !) dafür gesorgt ist , dass die für die Nutzung der Geräte notwendigen Versorgungsleitungen in dem genutzten Gebäude verfügbar sind .
Competitive Grants
Dazu zählen TRF-Zuwendungen über 25.000 US$ , für die die Bedeutung und Nachhaltig-
keit des Projekts für die geförderte Gemeinde zu bewerten ist , und alle Mikrokredite (unabhängig von ihrer Höhe ).
Authorizations
Mit ihren Unterschriften übernehmen die Präsidenten der beteiligten Clubs ( bzw. die Distrikt-Beauftragten ) und die oben genannten je 3 Rotarier als Partner Verantwortung für
das Projekt in dem im Text erläuterten Rahmen . Achtung : Verlangt werden die Unterschriften der jeweils amtierenden (!) Präsidenten oder Distrikt-Beauftragten .
Cooperating Organization
Nicht-rotarische Organisationen , die vor Ort an der Umsetzung des Projekts beteiligt sind, bestätigen und erläutern ihre Mitwirkung in einem „Letter of Participation“. Der Rotary
Club im Projektland bestätigt die Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit dieser Organisation ( „Letter of Endorsement“ ) .
Final Report
Einer der beiden Partner-Clubs muß die Verantwortung dafür übernehmen , daß der Final Report ordnungsgemäß (siehe Formular „Report to the Rotary Foundation“ ) und fristgerecht bei TRF eingeht . Dies ist sinnvoller Weise der Club im Projektland , der Fortgang und Abschluß des Projekts direkt vor Ort verfolgen und kontrollieren kann . Die Abrechnung über Einnahmen und Ausgaben muß durch die Kontoauszüge des Projekt- Bankkon-
tos belegt werden ; Original-Quittungen werden nur in Ausnahme-Fällen angefordert . Projektverlauf , Engagement der rotarischen Partner und Bewertung des Projekts für die
unterstützte Gemeinde sind kurz zu schildern .
Achtung :
Verspätet eingereichte Berichte führen prompt dazu , daß der Club/Distrikt im Projektland für MG-Zuwendungen gesperrt wird , bis Abhilfe geschaffen ist .
District Grants Subcommittee Chair Review
Bevor der Antrag an TRF nach Evanston geschickt wird , muß ihn der Distrikt-Beauftragte für Weltgemeindienst und Gemeindienst („District Grants Subcommittee Chair“ , kurz : DGSC ) prüfen und gegenzeichnen . Im Distrikt 1870 ist dies zur Zeit Achim Weiguny , RC Münster- St. Mauritz .
Completion Checklist
Es wird dringend empfohlen , die dem Antragsformular angehängte Kontroll-Liste zu beachten . Zur Sicherheit bewahren Sie eine komplette Antragskopie mit Absende-Datum
und Adresse /Fax-Nummer auf , ebenso Kopien der Bankauszüge und Quittungen über die im Projekt getätigten Ausgaben . Dann kann eigentlich nichts mehr schiefgehen !!