Datenschutzverpflichtungserklärung für rotarische Amtsträger

nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zur Wahrung des Datengeheimnisses

An alle Präsidenten!

Aufgrund Ihres Amtes als Clubpräsident im rotarischen in Ihrem Rotary Club gilt für Sie das Datengeheimnis nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Nach dieser Vorschrift ist es Ihnen untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Sie sind verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren. Das betrifft vor allem die Daten Ihrer Mitglieder. Die deutschen Rotary Clubs und Distrikte nutzen zur Verwaltung ihrer Mitgliederdaten das Softwaresystem RO.CAS. Der Club ist der Eigentümer der Daten seiner Mitglieder. Der den Club nach außen vertretende Präsident (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BGB) nimmt für den Club bezüglich der Verwaltung der Mitgliedsdaten die Aufgaben der verantwortlichen Stelle (§ 3 Abs. 7BDSG) wahr. Bei ihm liegt die Datenschutzverantwortung. Sie sind deshalb aufgefordert, Personen, die Zugriff auf Rotary internen Daten haben, auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG) und die Einhaltung organisatorischer Sicherungsmaßnahmen hinzuweisen und zur Einhaltung zu verpflichten. Das gilt insbesondere für den Internet-Beauftragten des Clubs (CICO), den Sekretär, den Schatzmeister und generell für alle Mitglieder des Clubvorstands, die rotarische Personendaten nutzen. Für externe Sekretariate muss die Verpflichtung schriftlich bestätigt werden. Eine Mustervereinbarung dafür können Sie bei mir anfordern.
Bei der Ausübung eines Amtes sind vor allem folgende Punkte zu beachten. Ich bitte Sie als der verantwortliche Präsident Ihre Vorstandsmitglieder entsprechend hierüber zu informieren.

  1. Die Daten, z.B. Kontaktdaten dürfen ohne die ausdrückliche Zustimmung jedes Mitglieds nicht an  clubfremde Personen oder Stellen weitergegeben werden. Das gilt auch für Listen der Mailadressen z.B. zum Zweck der Einladung zu Veranstaltungen oder Rundschreiben. Mails an die Mitglieder dürfen ausschließlich vom eigenen Club oder Distrikt verschickt werden.
  2. Es ist dafür zu sorgen, dass bei der Arbeit mit diesen Daten diese nicht in falsche Hände kommen, d.h. nicht offen herumliegen und auch nicht im Papierkorb landen.
  3. Wochenberichte werden grundsätzlich über RO.CAS verschickt. Dabei ist zu bedenken, dass Wochenberichte nicht nur die eigenen Clubmitglieder sondern auch Amtsträger im Distrikt erhalten. Kritische oder sensible Informationen zu Einzelpersonen, das können neben eigenen Clubmitgliedern auch Gäste sein, gehören nicht in den Bericht.
  4. Im Wochenbericht kann der Geburtstag der Clubmitglieder incl. Alter in Jahren angezeigt werden. Wenn das einzelne Mitglieder nicht wünschen ist diese Option gesamt auszuschalten.
  5. Wird beim Internetzugang das WLAN genutzt, ist sicherzustellen, dass dieses mindestens mit der Verschlüsselung WPA2 gesichert ist. Aufgrund des geringeren Sicherheitsrisikos und eines wesentlich stabileren Datentransfers, wird die Verbindung an den häuslichen Router, und somit zum allgemeinen Rotary-Netzwerk, über ein LAN-Kabel empfohlen. Zum Schutz vor bösartiger Software muss ein aktueller Virenscanner installiert sein und regelmäßig genutzt werden.
  6. Passwörter dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden oder auf anderen Systemen genutzt werden.

Zu Ihren Aufgaben als Präsident gehört es, alle Clubmitglieder über den Umgang mit ihren Daten zu informieren. Jedes Mitglied erhält im März anlässlich der Freigabe für den Druck des Mitgliederverzeichnisses einen Ausdruck seiner gespeicherten Daten (§ 34 Abs. 2 BDSG). Dort kann jedes Mitglied Änderungen seiner Daten vornehmen und festlegen, welche Daten für welche Zwecke freigegeben werden.
Alle Amtsträger sind gebeten, entsprechend dieser Verpflichtung Ihre Aufgaben gewissenhaft zu erfüllen.
Alle vom rotarischen Datenschutzausschuss erarbeiteten Dokumente finden Sie im Internet unter de.rotary.de/dgr/Datenschutz .
Die Datenschutzbeauftragte des Distrikts 1870 ist PDG Wilma Heim (heim[at]hc-berater.de). Sie können sich mit Fragen zu dem Thema gerne an sie wenden oder sie zu einem Vortrag in Ihren Club bitten.